Google スプレッドシートは当初スピードが遅い、印刷がうまくいかないなどと言われてきましたが、Googleが2Web Technologies社を買収して、もう16年その間大きなバージョンアップをして、今ではビジネスにも積極的に利用されています。マイクロソフトExcelとの違いはやはり、Google スプレッドシートのコンセプトは「共有」であり、手軽さ。本稿では、クラウドベースのGoogleスプレッドシートとExcelとの違いとデジタルサイネージ「IP_STUDIO」との連携方法について解説します。
目次
1. Excelと Google スプレッドシートの違い
2. Google スプレッドシートのメリットとデメリット
３.IP_STUDIOとの連携方法
①CSV利用
②PDF利用
４.Googleスプレッドシート連駅デジタルサイネージの表示ソフトウェア「IP_Switch」
５.応用事例
６.管理ソフトウェアなど紹介
７.デジタルサイネージ表示用ソフトウェアIP_Switchの特長について
8.エクセルとGoogleスプレッドシートを便利に使いわける。
GoogleDriveを利用すれば、簡単 エクセル+スプレッド（クラウドのいいところ利用）
１.Excelと Google スプレッドシートの違い
まずそもそもこの２つの特長である、表計算ソフトウェアとは、表を作成してデータの集計、分析、計算するためのアプリケーションのことです。簡単にいえば高機能縦横計算ソフトウェアです。
１.何と言ってもGoogleスプレッドシートは「無料」です。
その違いですが、なんといってもスプレッドシートの特徴のひとつは無料であることです。
Excelは他のMicrosoftのOfficeアプリケーションと同様有料で購入が前提です。Googleスプレッドシートと比較されるExcel2021（ダウンロード版）は公式ストアで17,904円（2021年12月現在）で販売されており、決してお安くはありません。１本ならまだしも複数の人で使いたい場合などかなりの出費になります。それに比べてGoogleスプレッドシートは無料であるため、大きなメリットに感じてしまいます。Gmailなどと同様に本当に無料でいいのという感じです。
またExcelで新しい関数や機能を使用する場合は、バージョンによっては、有料のバージョンアップが必要になります。一方Googleスプレッドシートはアップデートも無料ですので、そういった点でもメリットに感じる方は多いでしょう。
２. Googleスプレッドシートは「共有」の手軽さを実現している
Google スプレッドシートとExcelの２番めの大きな違いは、「共有」の手軽さにあります。「共有」は、必要な相手（社内、社外にも）にリアルタイムで情報共有ができるというメリットがありますが、もちろんそれだけでありません。クラウド上に置かれたgoogleのサービスのありとあらゆるデータへのアクセス（連携）ができる、という面もあります。
Excelは高度な表計算のために開発されていますが、Google スプレッドシートのコンセプトは、あくまでも「資料を共有して同時作業を可能にすること」のため、いかに情報を多人数で共有するかというところに重点が置かれ、そのための便利な機能を多数備えているのが特徴です。
進化してきたGoogleスプレッドシートはリアルタイムに共同で作業することが可能です。データの変更を行う際、Excelの場合は基本的には変更して保存したファイルを都度メールなどで共有しなければいけませんが、Googleスプレッドシートではそれぞれの変更がリアルタイムに自動保存され、反映されるので、ファイルのやりとりの手間を省くことができます。
２. Google スプレッドシートのメリットとデメリット
① Googleスプレッドシートの便利に進化したデータを自動保存する機能
Googleスプレッドシートは作業中自動的に保存してくれます。また、ファイルもGoogleドライブに保存されるため、ファイルを損失してしまう危険性が低いといえます
一方、Excelにもは保存ボタンをクリックして自動保存を有効にする機能があります。
しかしExcelは、決められた間隔で自動保存してくれる機能があるにはあるのですが、1分ごとが最小単位なので、まれですがアプリケーションが落ちてしまうなどのアクシデントが発生した際に、作業データを完全に損失してしまうということも起こり得ます。
② 変更履歴で簡単にデータが復元できるので複数人利用でも安心
Googleスプレッドシートは複数人でしかもリアルタイムで共同作業ができます。さらに前述の自動保存ができるといった機能をもつため、誰かが間違ってデータを編集や削除してしまうといったこともあり、すぐにその変更内容が保存されてしまいます。
しかし、そのデメリットを解消できる変更履歴という機能がGoogleスプレッドシートにありまます。
その変更履歴とは、いつ、だれが、どんな変更を行ったかをチェックすることができ、そしてそのときのデータの状態に戻す、つまりデータを復元することもできる超便利な機能を有しています。共有について研究されている機能です。かなり役立ちます。
操作は簡単です。メニューから容意ににできます。
③Googleスプレッドシートのデメリット
Google スプレッドシートはインターネット環境があれば誰でも気軽に利用できますが、インターネットにつながらない状態では一切利用できません。スピードを要するような処理、複雑な計算ではExcelが有利です。
EXCELとGoogleスプレッドシートではショートカットキーが違いますので、EXCELで慣れてしまっている方はGoogleスプレッドシートでのショートカットキーを少しマスターしてください。
テンプレートはGoogleスプレッドシートでも無料のものが沢山でていますので、アドオンして簡単にご利用できます。
３.GoogleスプレッドシートとIP_Switch/IP_STUDIOとの連携方法
Googleスプレッドシートもエクセルも独自のデータ管理方法です。そのデータをデジタルサイネージで表示するためには、変換が必要です。
２つの方法があります。
ひとつはCSVです。CSVとは、「Comma Separated Values（カンマ セパレーティド ヴァリューズ）」の略で、各項目間がカンマ（,）で区切られたデータのことです。このフォーマットに変換することでデジタルサイネージで表示できます。
もうひとつはPDFです。PDFは文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト（配置）したページの状態を保存するためのファイル形式の名前です。Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の頭文字を取ったものです。
このどちらか、使いやすい、方法でデジタルサイネージへデータを移して表示します。
①CSV連携について
Googleスプレッドシートではダウンロードという表現をしています。WEB上の
Googleスプレッドシートのシートデータをデスクトップ（ダウンロードフォルダ）に
移動できます。ほんの数秒です。
csvデータをGoogleスプレッドシートで取り込むこともできます。csvデータを読み込んだ後に、データタブの「テキストを列に分割」を使って簡単にセルに割り当てられます。
② PDF連携について
Googleスプレッドシートの表示画面をそのままでデジタルサイネージに表示したい場
合は、GoogleスプレッドシートのメニューからPDFフォーマットで出力できます。
Googleスプレッドシートではダウンロードという表現をしています。WEBの
データをデスクトップに移動させます。
PDFの場合は画面１枚がPDFファイルになります。図形、チャートやデザインされた
表の画像をそのまま利用する場合はこちらをおすすめします。
４.デジタルサイネージの表示ソフトウェアは［IP_Switch］を使います。
デスクトップへダウンロードしたCSVまたはPDFをデジタルサイネージへ表示するのは、デジタルサイネージソフトウェア「IP_Switch」を利用するの便利で簡単です。セクション８で詳しく説明しています。
５.デジタルサイネージでの応用事例
エクセル、スプレッドの応用は無数ありますが、特にデジタルサイネージでは「情報共有」「見える化」などで効率化、生産性をアップが必要な現場やオフィスでの表示が効果的です。代表例として作業指示、工程管理などがありますが、他に数え切れない応用があるかと思います。Googleスプレッドシートの利用は、コラボレーション「協業、共業」などと言われるように、複数人、別の会社、別の業種などの方からいつでもデータ、情報が簡単に更新できますので、情報伝達のスピードが圧倒的に早くなります。
Googleスプレッドシートで作成したガントチャートをPDF簡単に出力例
作成したガントチャートをメニューのファイル＞ダウンロード＞PDFで指定します。
参考まで：Googleスプレッドシートのアドオン「project planning」を使うとワンクリックで"スケジュール管理シート"が作成できます。
GoogleスプレッドシートとGoogleスライドを組み合わせてのコンテンツ作成もできますので、無料クラウドツールを積極的に活用してコストパフォーマンスのいいデジタルサイネージ配信システムを構築できます。
６.管理ソフトウェアなど紹介
デジタルサイネージの表示端末数が多くなった場合はデジタルサイネージのSTBも効率適に管理したいというときに便利なツールがありますのでいくつか紹介します。
１.WOLといわれるものです。
Wake On LANの略ですが、STBの電源を切ってい
てもLANに接続されていれば、STBを起動させるというソフトウェアです。
STBが天井にあったり、離れた場所、手の届かないところに置かれた場合、手
元のPCから起動できるのは便利です。フリー（無料）のソフトウェアが多数
あります。
２.リモートデスクトップ
遠隔からSTBを監視できます。ファイルを送ったり逆にファイルをダウンロー
ドできますので、監視やソフトウェアの更新などにも利用できます。
無料、有料があります。（Teamviewer、GoogleRemoteなど）
３.ローカルネットワークでデジタルサイネージ配信･表示を行う時に特に役立つのが、
デスクトップ操作を簡単におこなえるVNCが便利です。
VNCはVirtual Network Computingの略です。UltraVNCなど多数フリーのソフトウェア
があります。
４.ネットワーク監視ソフトウェア
これはアイティニュースで開発しています。ネットワーク上のSTBが生きてい
るかどうかはPINGコマンドという便利なコマンドがあります。このコマンド
を定期的に送ってSTBとの接続が正常かどうかを監視します。
いろんな機器（NASなど）が省電機能を備えるようになって便利なのです
が、一定時間利用していないと、ネットワーク機能を止める（休む）ことが
あります。そこでこのソフトウェアは監視をしながら、このPCとSTBは動い
ていますよと信号をおくるので、システムが安定するといった副次的な効果もあ
ります。（バッファローさんのNAS利用の場合役に立ちます）
７.デジタルサイネージ表示用ソフトウェアIP_Switch特長について
クラウドストレージ対応メディアプレーヤー［IP_Switch］
IP_Switchのメリットは
１.配信ソフトウェア不要...フォルダーにドラッグアンドドロップ（またはコピペ）で更新可能、AP不要です。
２.スマホからも10キーからも見たいところを指定できます。（リモコン感覚）
３.スマホからアクセス（コンテンツ指定用）のQRコード生成機能がついています。
４.ＰＤＦ表示対応（Acrobatをインストールするなどは不要）
５.縦型横型対応、液晶TV可能（解像度の指定が細かくできます。）
６.ほぼすべてのクラウドストレージ対応（お問い合わせください）
７.タッチパネルのように一定時時間使わないと特定のコンテツ（フォルダー）へ戻る機能搭載
自動リターン機能搭載
８.インターネットなしの環境でも使えます。 LAN対応（LAN内のNAS、PCサーバーを利用できます)。
９.サーバー有り、またはSTBをサーバーにできますので無しで対応可能
１０.運用はほぼマニュアルを読まなくても、クラウドストレージをマスターすればすぐご利用できます。
１１.フォルダーにドラッグアンドドロップ（またはコピー・ペースト）であとはIP_Switchが自動で入れ替えて
表示します。
１２.コラボレーション（共有）はクラウドストレージの機能をそのまま使います。一部強化してます。
１３. 更新スピードがリアルタイム。（同期システムによります）
１４.情報漏洩対応。プレーヤー終了時キャッシュ消去機能。オプションで盗難時の自動データ消去機能
１５.全国に多数の実績。15年の実績（IP_STUDIOプレーヤー）
１６.無料のクラウドストレージが利用できますので、コストを抑えれます。デジタルサイネージ配信では、
５Gで十分です。（静止画だけなら1Gでも可能です）
IP_Switchのデメリットは
１.スケジュール配信ができません。
→スケジュール配信をするには、IP_STUDIOスケジュラー（ソフト）の別売が必要になります。
→複数フォルダーができるので、予めフォルダーに転送しておいてリアルタイムに
そのフォルダーに変更するだけですので、通常のご利用ですと問題ないかと
2.１画面に複数のコンテンツをレイアウトする機能はありません。 、IP_STUDIOスケジュラーがご必要。
3.表示記録（１日にこのコンテンツは何回表示したか）の機能がありません。
８.エクセルとGoogleスプレッドシートを便利に使いわける。GoogleDriveを利用すれば、簡単
エクセルで多くの表を作成している場合、Googleスプレッドシートへの移行、変換はどうしたらいいか？などと悩む必要はありません。GoogleDriveへエクセルをコピペするだけです。Googleスプレッドシートでエクセル表示というのがあります。（バージョンによって違うかもしれませんが）それを選ぶだけです。
なので、インターネットがつながっていればどこでも同じ表を使えるGoogleスプレッドシートとローカルな処理が必要なエクセルを使い分けることで、仕事の効率化、生産性を圧倒的に高めることができます。Googleスプレッドシートは複数人での利用を前提に考えられているので、間違って上書きした場合などでも、過去に戻ることが簡単にできます。（変更履歴）
エクセル、Googleスプレッドシート連携のシステムをご検討のかたはぜひお問い合わせください。カスタム対応承っております。お見積り無料です。
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